หนึ่งในเรื่องน่าปวดหัวของการทำธุรกิจ คือ เรื่องเอกสารสารพัดอย่างที่ต้องใช้ ไม่ว่าจะเป็นสัญญาจ้าง สัญญาซื้อขาย การออกใบวางบิล ใบเสร็จ การบริหารจัดการคู่ค้าทางธุรกิจ ลูกค้า ทีมงาน และที่น่าปวดหัวกว่า คือ process หรือขั้นตอนการทำงาน การจัดการต่างๆ ของแต่ละฝ่าย ทำให้ภาระหน้าที่ของซีอีโอหรือเจ้าของกิจการ ต้องมาปวดหัวเรื่องเรื่องพวกนี้แบบรายวัน จนไม่มีสมองว่างพอที่จะคิดเรื่องอื่นที่สำคัญกว่านี้
คำแนะนำเบื้องต้น คือ การนำเอาซอฟท์แวร์สำหรับจัดการธุรกิจ (Business Management Software) เข้ามาช่วยบริหารจัดการสิ่งต่างๆเหล่านี้ ให้เป็นระบบระเบียบ อยู่ในที่เดียวกัน เพื่อลดความวุ่นวายข้างต้น และไม่ต้องเสียเวลากับการออกแบบวิธีการจัดการมากนัก
ซอฟท์แวร์สำหรับจัดการธุรกิจ มีหลายระดับตั้งแต่สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน
ผมขอหยิบซอฟท์แวร์จัดการธุรกิจที่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กมาแนะนำ
ธุรกิจขนาดเล็ก ยังไม่มีความต้องการอะไรที่ซับซ้อนมาก ไม่จำเป็นต้องการระบบอะไรที่เก่งเฉพาะทาง การใช้งานระบบแบบ “All-in-One” จะเหมาะสมที่สุด เพราะทุกอย่างจบในที่เดียว
ฟีเจอร์สำหรับซอฟท์แวร์แบบ All-on-One ที่ควรพิจารณา คือ
- การจัดการกับโปรเจคต์ต่างๆ ที่ทำงานร่วมกับคนอื่นได้ง่าย
- การจัดการกับไฟล์ ที่จะไม่ทำให้เราปวดหัวว่าเก็บไฟล์กระจัดกระจายไว้ที่ไหนบ้าง
- การจัดการเอกสาร ทั้งสัญญาทางกฏหมายที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจ การจ้างงาน และอื่นๆ
- เอกสารการนำเสนองาน (Proposal) ทั้งในรูปแบบสัญญา เอกสารวางบิล และสไลด์ขายของ
- การออกใบวางบิลแบบง่ายๆ ที่รองรับการเซ็นเอกสารทางอิเล็กทรอนิคส์
- จัดการทั้งคู่ค้า (Partners) ลูกค้า (Clients) และพวกบริษัทต่างๆที่เราจ้างทำงาน (Vendors) ในที่เดียวกัน
- ใช้งานระบบอัตโนมัติบางอย่างได้ เช่น การส่งอีเมล์ตอบรับ ขอบคุณ อัตโนมัติ เมื่อลูกค้าเซ็นเอกสารวางบิล หรือการส่งลิงค์แบบฟอร์มเรียกเก็บเงินให้ลูกค้า และสามารถจัดเก็บข้อมูลการจ่ายเงินเข้าระบบบัญชี และส่งข้อความแจ้งเตือนเราทางช่องทางต่างๆได้
- ระบบจัดการตารางงาน ตารางนัดหมาย ที่มากกว่าแค่การใช้งานปฏิทินออนไลน์ทั่วไป เช่น การจองตารางเวลา แจ้งเตือน และเรียกเก็บเงิน (ซึ่งเหมาะมากสำหรับคนทำธุรกิจที่คิดค่าใช้จ่ายเป็นรายชั่วโมง เช่น ทนายความ ฟรีแลนซ์ หรือที่ปรึกษาต่างๆ)
จากฟีเจอร์ที่กล่าวมา จะเห็นได้ว่า ซอฟท์แวร์เหล่านี้ ช่วยงานเราได้มากขนาดไหน เพราะนอกจากจะช่วยให้เราไม่ต้องปวดหัวกับการทำเรื่องต่างๆเองทั้งหมด อาจจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างคน จ้างผู้ช่วย เลขา ได้อีกมาก
ซอทฟ์แวร์ตัวที่ผมใช้ส่วนตัวและอยากแนะนำ ชื่อว่า “HoneyBook” (www.honeybook.com) ซึ่งเป็นซอฟท์แวร์จัดการธุรกิจแบบครบวงจร ในราคาเริ่มต้นเพียงเดือนละ 9 ดอลลาร์
HoneyBook มีฟีเจอร์ทุกอย่างที่พูดถึงและมาพร้อมกับ User Interface ที่ใช้งานง่าย ไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้เยอะ มีการ support ที่ดี มีวิดีโอสอนการใช้งาน ง่ายในการเริ่มต้น
และยังมีเทมเพลตเอกสารหลากหลายรูปแบบให้เลือกใช้
ซอทฟ์แวร์ทดลองใช้ได้ฟรี 7 วัน สามารถทดลองกันดูก่อนจ่ายเงินได้
นอกจาก HoneyBook แล้ว ก็ยังมีอีกหลายตัวครับที่มีฟีเจอร์เหมือนๆกัน ต่างกันที่หน้าตา เช่น Plutio.com , Agiled.app , Flowlu.com ลองเลือกใช้กันได้ตามความชอบ
แล้วชีวิตการเป็น Entrepreneur ของคุณจะเปลี่ยนไปครับ :)